「我近距離觀察過 CEO 們工作時的模樣。除了掌握最高決定權的 CEO 外，還有其他深受下屬們尊崇的領導者、在團體中工作表現傑出得令人敬佩的人等，我察覺哈佛生和職場菁英會把時間看得最重要，他們把事情提早完成後，充分保留修正與改善的熟成時間，正是這些人最重要的共同特徵。」《哈佛日曆快十天》本書作者河知銀，在國內外的公司擔任首席執行官的秘書超過 15 年，也在哈佛的優等生以及成功的 CEO 和領導者中發現了「提前十天完成」的秘訣。
一心多用，反而容易全盤搞砸！
「提前十天完成」的方法也是如此。專注於「真正的效率」與工作的本質。關鍵在於成果的完整度，而不是做了多少。首先，釐清自己需要做什麼，而後盡力尋找解決方法並取得結果。即便為了專注於業務而設定時間計劃表，也要先判斷好其中的哪些可以迅速完成，哪些需要後續的檢討時間。除了優先順序外，還得將處理業務的速度、截止時間一併列入考量。
不要試圖一口氣完成好幾件事。高效工作者十分清楚同時處理越多工作，越容易降低成果的品質。越想趕快多完成幾件事，有辦法從容、仔細檢查的時間也會隨之消失，最後只能被侷限在眼前所見、想法所及的框架內處理工作。只顧著迅速完成工作這點，結果免不了得付出更多額外的時間，確保成果的完整度。顯然是沒有效率的工作方式。
有些人誤以為必須把整天的時間塞滿工作，才稱得上是「有效率」。拚命填滿所有行程的空檔，認為行事曆上的空白都會被視為玩樂時間，唯有工作量才能證明自己的能力。把工作安排密密麻麻地輸入行事曆，趕在截止時間內交出成果，但最後收到的往往不是正面的評價。老是急於按照日程行動，結果卻在內容不夠完整的情況下就交出成果。過了截止時間後，還得為了修改、補充而耽誤其他日程。最終只能自責「為什麼我的時間老是不夠用？」而周圍的人更是對於「為什麼這個人都不能一次就把事情處理好？」充滿疑惑。
專注於事情的本質，而非時間的量
無論做任何事，越是遵循既定的時間表，越容易陷入「要做的事一大堆卻沒有時間」的循環。此時，不妨試試「提前十天完成」，自然地關注於「做什麼、怎麼做」，而不是「做多少」。
看一看自己身邊被認可為是「高效工作者」的共通點。當繳出亮眼成績單時，周圍的人總會給予高度評價。無論是握有企業最高決策權的CEO或工作表現出色的領導者，都是如此。原因在於，有能力帶領組織持續成長的領導者們，往往會把思考的重點，放在創造哪些成果才能對組織及其成員帶來助益，而不是做了多少工作。
如果各位正在煩惱著該如何向組織的領導者或周圍的人展現自己的能力，那麼比起自己做了多少，專注於呈現自己做了什麼會是更為明智的策略。千萬別為了想要一口氣完成大量的工作，而錯失好好展現自己實力的機會。再次強調，關鍵在於做好手頭上的工作後，交出正確的成果。
讓我們把重點放在「怎麼做」，而不是「做多少」，以及「事情的本質」，而不是「時間的量」。與其讓自己去迎合時間，倒不如按照自己的速度分配、調整時間與日程。越是重要的事，越該善用「提前十天完成」的策略。如此一來，才能取得好的成果。
